List of active policies

Name	Type	User consent
LITO - register policy / LITO-rekisteriseloste	Site policy	All users

LITO - register policy / LITO-rekisteriseloste

Summary

The purpose of the register is to enable the realization of the LITO study module as completely online teaching.

Rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (jatkossa LITO) toteuttaminen kokonaan verkko-opetuksena.

Full policy

IN FINNISH / SUOMEKSI

LITO learning platform

1. Registrars

The register is a joint register whose parties are

University of Turku
20014 University of Turku
tel. 029 450 5000

and the other registrars

Aalto korkeakoulusäätiö sr, P.O. Box 11000, 00076 Aalto
University of Eastern Finland, P.O. Box 111, 80101 Joensuu
University of Jyväskylä, P.O. Box 35, 40014 University of Jyväskylä
Lappeenranta-Lahti University of Technology LUT, PL 20, 53851 Lappeenranta
University of Oulu, P.O. Box 8000, 90014 University of Oulu
Svenska handelshögskolan Hanken, PB 479, 00101 Helsingfors
Tampere University Foundation sr, which operates as the Tampere University, 33014 Tampere University
University of Vaasa, P.O.Box 700, 65101 Vaasa
Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo

2. Contact persons

University of Turku: dpo@utu.fi

Aalto-korkeakoulusäätiö sr: tietosuojavastaava@aalto.fi
University of Eastern Finland: tietosuoja@uef.fi
University of Jyväskylä: tietosuoja@jyu.fi
Lappeenranta-Lahti University of Technology LUT: tietosuoja@lut.fi
University of Oulu: dpo@oulu.fi
Svenska handelshögskolan Hanken: dpo@hanken.fi
Tampere University Foundation sr, which operates as the Tampere University: dpo@tuni.fi
University of Vaasa: tietosuojavastaava@univaasa.fi
Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi

3. Purpose of the register

The purpose of the register is to enable the realization of the LITO study module as completely online teaching. Registrar collects from the participating universities information of the students who have registered to the courses (collected information is specified in chapter 4) in order to arrange their access to the electronic learning platform. In addition, the information is needed to create study rights to the responsible university/universities of each course.

The information is also used to transfer study credits between the course responsible university’s/universities’ systems and the student’s home university without the student having to ask for the transfer as a separate process. The email address of the student is used for notifications related to LITO studies (for example, the teachers can notify the students about course practices via email before the course begins).

4. Contents of the register

The following basic, mandatory information is stored about the user: first name, last name, user ID, email.

The user can enter the following voluntary information:

• City

• Country

• Timezone

• Description

• Picture

• Additional names

• Interests

• Website

• Different social media IDs

• ID number

• Institution

• Department

• Phone

• Mobile phone

• Address

In addition, the LITO learning platform stores data about user activities in the environment and all data necessary for learning, teaching and grading. Teachers and coordinators of the study package use this information in teaching and in developing teaching and the study package.

5. Regular data sources of the register

The basic user information about the students is received from each university’s own student information system, based on the student’s course registration.

Teacher’s basic information is received from teacher’s own universities, once the teacher is set to teach in a LITO course.

If some information is classified as secret in the user’s home university, it is not stored in this system.

6. Regular data transfers, transfers of data outside EU/EEA

User data can be transferred between participating universities in LITO collaboration.

Anonymized analytics data can be handed over for research purposes. Person’s identity cannot be deduced from the anonymized data.

Based on legal requirements, the registrar may hand off information to third parties.

According to the contract between University of Turku and the service provider, personal information is stored in a data center located in the EEA. The service provider may, however, access the data for outside the EEA, from USA in order to perform the service but may not create copies of data without express written approval. Transfer of personal data out of the EEA is made under Standard Contractual Clauses adopted by the Commission which specify the obligations related to the protection of personal data (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

The standard privacy policy of the service provider is available at https://www.openlms.net/privacy-and-cookies-policy/, but it is not applied in LITO in its entirety.

7. Protection principles of the register

Usage rights to the personal information is granted only to those people authorized by the registrar, who need the information as part of their duties in LITO collaboration. The people are bound by professional secrecy. All users have personal user accounts to the system. The registrar limits the information visibility through different roles and usage rights.

Network traffic to the service is possible only through secured SSL access. User authentication utilizes the HAKA service.

8. Right of inspection, right to correct information, other rights

Every person whose data is stored in the register has an inspection right to his/her own information. The basic personal data is visible to the user in the system. A wider inspection request has to be sent to the contact person.

Every person whose data is stored in the register has the right to correct incorrect information. The correction request has to be sent to the contact person.

If incorrect information is such that it is transferred from a source system. The correction has to be made to the source system.

9. Starting year of the register

Data has been collected since 2017. OpenLMS learning platform will be closed 31 July, 2021 and the data collected will be deleted. Backup copies of the courses organized in the academic 2020-21 (including personal data) will be stored on a server controlled by University of Turku for 12 months from the final date one has been able to complete the course. After that the data will be deleted.

Liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (LITO) oppimisalusta

1. Rekisterin pitäjät

Rekisteri on yhteisrekisteri, jossa osapuolina ovat:

Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto
029 450 5000

ja muut rekisterinpitäjät:

Aalto korkeakoulusäätiö sr, PL 11000, 00076 Aalto,
Itä-Suomen yliopisto, PL 111, 80101 Joensuu
Jyväskylän yliopisto, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT, PL 20, 53851 Lappeenranta
Oulun yliopisto, PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Svenska handelshögskolan Hanken, PB 479, 00101 Helsingfors
Tampereen yliopistona toimiva Tampereen korkeakoulusäätiö, 33014 Tampereen yliopisto
Vaasan yliopisto, PL 700, 65101 Vaasa
Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo

2. Rekisterin yhteyshenkilöt

Turun yliopisto: dpo@utu.fi

Aalto korkeakoulusäätiö sr: tietosuojavastaava@aalto.fi
Itä-Suomen yliopisto: tietosuoja@uef.fi
Jyväskylän yliopisto: tietosuoja@jyu.fi
Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT: tietosuoja@lut.fi
Oulun yliopisto: dpo@oulu.fi
Svenska handelshögskolan Hanken: dpo@hanken.fi
Tampereen yliopistona toimiva Tampereen korkeakoulusäätiö: dpo@tuni.fi
Vaasan yliopisto: tietosuojavastaava@univaasa.fi
Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (jatkossa LITO) toteuttaminen kokonaan verkko-opetuksena. Osallistuvista yliopistoista kerätään LITO-opintojaksoille ilmoittautuneiden opiskelijoiden tiedot (kerättävät tiedot täsmennetty kohdassa 4.), jotta heille voidaan järjestää pääsy opintokokonaisuuden sähköiseen oppimisympäristöön. Lisäksi tietoja tarvitaan, jotta opetukseen osallistuville opiskelijoille voidaan hallinnollisena prosessina myöntää erillisopinto-oikeus opetusta järjestävään/järjestäviin yliopistoihin. Tietoja käytetään myös opintosuoritusten siirtämiseen järjestävän/järjestävien yliopistojen järjestelmästä opiskelijan kotiyliopiston rekisteriin ilman, että opiskelijan tarvitsee erikseen pyytää siirtoa. Opiskelijan sähköpostiosoitetta käytetään LITO-opintoihin liittyvään tiedottamiseen (esimerkiksi opintojakson opettajat voivat tiedottaa kurssin alkuun liittyvistä käytännöistä sähköpostitse ennen kuin kurssi aukeaa sähköisellä alustalla).

4. Rekisterin sisältö, toiminnallinen kuvaus

Käyttäjästä tallennetaan seuraavat pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus (eppn-tunnus), sähköpostiosoite.

Käyttäjän itse halutessaan tallentamat tiedot:

• Paikkakunta

• Maa

• Aikavyöhyke

• Vapaamuotoinen kuvaus itsestä

• Käyttäjän kuva

• Lisänimet: foneettinen etu- ja sukunimi, keskimmäinen nimi, lisänimi

• Kiinnostuksen kohteet

• Verkkosivusto

• Sosiaalisen median ID:t

• Tunnistenumero

• Laitos

• Osasto

• Puhelin

• Matkapuhelin

• Osoite

Näiden lisäksi LITO-oppimisalustaan tallennetaan tietoja käyttäjän toimista järjestelmässä sekä kaikki opiskeluun, opettamiseen ja arviointiin tarvittavat tiedot. Opintojaksojen opettajat ja opintokokonaisuuden koordinaatio käyttävät osaa näistä tiedoista osana opetustoimintaansa sekä opetuksen ja opintokokonaisuuden kehittämistä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän perustiedot saadaan opiskelijoiden osalta kunkin osallistuvan yliopiston omasta opintotietojärjestelmästä opiskelijan oman kurssi-ilmoittautumisen perusteella.

Opetushenkilöstön osalta tiedot saadaan kunkin osallistuvan yliopiston kautta, kun opettaja on päätetty asettaa kurssille opettajaksi.

Muut tiedot kerätään järjestelmässä käyttäjän toimien mukaan.

Salaiseksi luokiteltua tietoa ei tallenneta rekisteriin.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilön tietoja voidaan siirtää LITO-yhteistyössä mukana olevien yliopistojen välillä.

Anonymisoitua analytiikkadataa voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin. Anonymisoidusta datasta ei voida päätellä henkilön identiteettiä.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja ulkopuolisille lakiin perustuvan ilmoitus- tai luovutusvelvollisuuden johdosta.

Turun yliopiston ja palveluntarjoajan välisen sopimuksen mukaan tietoja säilytetään ETA-alueella sijaitsevassa konesalissa. Palveluntarjoajayritys voi kuitenkin palvelun toimittamisen kannalta välttämättömissä tapauksissa käsitellä tietoja ETA:n ulkopuolelta USA:sta, mutta ei voi luoda kopioita tiedoista ilman kirjallista lupaa. Siirrettäessä tietoja ETA:n ulkopuolelle noudatetaan komission hyväksymiä vakiolausekkeita, joissa määritellään henkilötietojen suojaamisen periaatteet (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

Palveluntarjoajayrityksen perusmuotoinen tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.openlms.net/privacy-and-cookies-policy/

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoihin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmään, jossa tiedot sijaitsevat. Rekisterinpitäjä rajaa tietojen näkyvyyttä käyttöoikeuksilla. Palvelun ja sen taustalla olevan tietokannan pääkäyttäjät ovat Blackboardin palveluksessa, lisäksi nimetyillä henkilöillä yliopistossa on palvelutason pääkäyttäjäoikeuksia. Yhteys palvelimeen on mahdollista vain suojatulla verkkoyhteydellä, käyttäjätunnistuksessa käytetään HAKA-palvelua. Vaitiolovelvollisuus sitoo henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä.

8. Tarkastusoikeus, korjausoikeus ja muut oikeudet

Jokaisella rekisteriin liitetyllä henkilöllä on tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Perustiedot näkyvät järjestelmässä käyttäjälle itselleen. Tietojen laajempi tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Jokaisella rekisteriin liitetyllä henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee toimittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Muista järjestelmistä tulevissa tiedoissa olevat virheet on korjattava kyseisen järjestelmän oman rekisterin kautta. Käyttötiedoissa olevat virheet voi tietotyypistä riippuen joko korjata itse tai pyytää pääkäyttäjää korjaamaan ne.

9. Miltä vuosilta tiedot ovat ja mikä on niiden päivitystiheys

Tietoja on kerätty vuodesta 2017 alkaen. OpenLMS-oppimisalustan käyttö päättyy 31.7.2021, ja tiedot poistetaan oppimisalustalta. Lukuvuoden 2020-21 kurssialueista säilytetään henkilötietoja sisältävät varmuuskopiot Turun yliopiston hallussa olevalla palvelimella 12 kk ajan opintojakson viimeisestä suorituspäivästä, minkä jälkeen ne poistetaan.