Summary

The purpose of the register is to enable the realization of the LITO study module as completely online teaching.

Rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (jatkossa LITO) toteuttaminen kokonaan verkko-opetuksena.


Full policy


LITO learning platform


1. Registrar 
University of Turku / Turku School of Economics
20014 Turun yliopisto
029 450 5000

2. Contact person 
Taina Eriksson, taina.eriksson@utu.fi

3. Purpose of the register 
The purpose of the register is to enable the realization of the LITO study module as completely online teaching. Registrar collects from the participating universities information of the students who have registered to the courses (collected information is specified in chapter 4) in order to arrange their access to the electronic learning platform. In addition, the information is needed to create study rights to the responsible university/universities of each course.

The information is also used to transfer study credits between the course responsible university’s/universities’ systems and the student’s home university without the student having to ask for the transfer as a separate process. The email address of the student is used for notifications related to LITO studies (for example, the teachers can notify the students about course practices via email before the course begins). 

4. Contents of the register

The following basic, mandatory information is stored about the user: first name, last name, user ID, email.

The user can enter the following voluntary information: 
• City
• Country
• Timezone
• Description
• Picture
• Additional names
• Interests
• Website
• Different social media IDs
• ID number
• Institution
• Department
• Phone
• Mobile phone
• Address

In addition, the LITO learning platform stores data about user activities in the environment and all data necessary for learning, teaching and grading. Teachers use this information in teaching. 

5. Regular data sources of the register 
The basic user information about the students is received from each university’s own student information system, based on the student’s course registration.

Teacher’s basic information is received from teacher’s  own universities, once the teacher is set to teach in a LITO course. 

If some information is classified as secret in the user’s home university, it is not stored in this system. 

6. Regular data transfers, transfers of data outside EU/EEA 
User data can be transferred between participating universities in LITO collaboration.

Anonymized analytics data can be handed over for research purposes. Person’s identity cannot be deduced from the anonymized data.

Based on legal requirements, the registrar may hand off information to third parties.

The contract between University of Turku and the services provider states, that personal information is not transferred outside EU/EEA. The service is delivered from a data center http://www.blackboard.com/footer/privacy-policy.aspx , but that is not applied in LITO in its entirety. 

7. Protection principles of the register 
Usage rights to the personal information is granted only to those people authorized by the registrar, who need the information as part of their duties in LITO collaboration. The people are bound by professional secrecy. All users have personal user accounts to the system. The registrar limits the information visibility through different roles and usage rights.

Network traffic to the service is possible only through secured SSL access. User authentication utilizes the HAKA service. 

8. Right of inspection, right to correct information, other rights 
Every person whose data is stored in the register has an inspection right to his/her own information. The basic personal data is visible to the user in the system. A wider inspection request has to be sent to the contact person.

Every person whose data is stored in the register has the right to correct incorrect information. The correction request has to be sent to the contact person.

If incorrect information is such that it is transferred from a source system. The correction has to be made to the source system. 

9. Starting year of the register
Data has been collected since 2017. 

Liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (LITO) oppimisalusta

1. Rekisterin pitäjä 
Turun yliopisto / Turun kauppakorkeakoulu
20014 Turun yliopisto
029 450 5000

2. Rekisteristä vastaava henkilö 
Taina Eriksson, taina.eriksson@utu.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus 
Rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa liiketoimintaosaamisen verkko-opintokokonaisuuden (jatkossa LITO) toteuttaminen kokonaan verkko-opetuksena. Osallistuvista yliopistoista kerätään LITO-opintojaksoille ilmoittautuneiden opiskelijoiden tiedot (kerättävät tiedot täsmennetty kohdassa 4.), jotta heille voidaan järjestää pääsy opintokokonaisuuden sähköiseen oppimisympäristöön.  Lisäksi tietoja tarvitaan, jotta opetukseen osallistuville opiskelijoille voidaan hallinnollisena prosessina myöntää erillisopinto-oikeus opetusta järjestävään/järjestäviin yliopistoihin. Tietoja käytetään myös opintosuoritusten siirtämiseen järjestävän/järjestävien yliopistojen järjestelmästä opiskelijan kotiyliopiston rekisteriin ilman, että opiskelijan tarvitsee erikseen pyytää siirtoa. Opiskelijan sähköpostiosoitetta käytetään LITO-opintoihin liittyvään tiedottamiseen (esimerkiksi opintojakson opettajat voivat tiedottaa kurssin alkuun liittyvistä käytännöistä sähköpostitse ennen kuin kurssi aukeaa sähköisellä alustalla).

4. Rekisterin sisältö, toiminnallinen kuvaus

Käyttäjästä tallennetaan seuraavat pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus (eppn-tunnus), sähköpostiosoite.

Käyttäjän itse halutessaan tallentamat tiedot:
• Paikkakunta
• Maa
• Aikavyöhyke
• Vapaamuotoinen kuvaus itsestä
• Käyttäjän kuva
• Lisänimet: foneettinen etu- ja sukunimi, keskimmäinen nimi, lisänimi
• Kiinnostuksen kohteet
• Verkkosivusto
• Sosiaalisen median ID:t
• Tunnistenumero
• Laitos
• Osasto
• Puhelin
• Matkapuhelin
• Osoite

Näiden lisäksi LITO-oppimisalustaan tallennetaan tietoja käyttäjän toimista järjestelmässä sekä kaikki opiskeluun, opettamiseen ja arviointiin tarvittavat tiedot. Opintojaksojen opettajat käyttävät osaa näistä tiedoista osana opetustoimintaansa. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 
Käyttäjän perustiedot saadaan opiskelijoiden osalta kunkin osallistuvan yliopiston omasta opintotietojärjestelmästä opiskelijan oman kurssi-ilmoittautumisen perusteella.
 
Opetushenkilöstön osalta tiedot saadaan kunkin osallistuvan yliopiston kautta, kun opettaja on päätetty asettaa kurssille opettajaksi. 

Muut tiedot kerätään järjestelmässä käyttäjän toimien mukaan.

Salaiseksi luokiteltua tietoa ei tallenneta rekisteriin.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilön tietoja voidaan siirtää LITO-yhteistyössä mukana olevien yliopistojen välillä.

Anonymisoitua analytiikkadataa voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin. Anonymisoidusta datasta ei voida päätellä henkilön identiteettiä. 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja ulkopuolisille lakiin perustuvan ilmoitus- tai luovutusvelvollisuuden johdosta.

Tietoja ei Turun yliopiston ja palveluntarjoajan välisen sopimuksen mukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Palvelu sijaitsee sopimuksen mukaan EU-alueella sijaitsevassa konesalissa. Palveluntarjoajayrityksen perusmuotoinen tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa http://www.blackboard.com/footer/privacy-policy.aspx .

7. Rekisterin suojauksen periaatteet 
Tietoihin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmään, jossa tiedot sijaitsevat. Rekisterinpitäjä rajaa tietojen näkyvyyttä käyttöoikeuksilla. Palvelun ja sen taustalla olevan tietokannan pääkäyttäjät ovat Blackboardin palveluksessa, lisäksi nimetyillä henkilöillä yliopistossa on palvelutason pääkäyttäjäoikeuksia. Yhteys palvelimeen on mahdollista vain suojatulla verkkoyhteydellä, käyttäjätunnistuksessa käytetään HAKA-palvelua. Vaitiolovelvollisuus sitoo henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä. 

8. Tarkastusoikeus, korjausoikeus ja muut oikeudet 
Jokaisella rekisteriin liitetyllä henkilöllä on tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Perustiedot näkyvät järjestelmässä käyttäjälle itselleen. Tietojen laajempi tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Jokaisella rekisteriin liitetyllä henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee toimittaa rekisterin yhteyshenkilölle. 

Muista järjestelmistä tulevissa tiedoissa olevat virheet on korjattava kyseisen järjestelmän oman rekisterin kautta. Käyttötiedoissa olevat virheet voi tietotyypistä riippuen joko korjata itse tai pyytää pääkäyttäjää korjaamaan ne.

9. Miltä vuosilta tiedot ovat ja mikä on niiden päivitystiheys 
Tietoja on kerätty vuodesta 2017 alkaen.